I. Základní ustanovení

1. Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) upravují, jakým způsobem nakládá Advokátní kancelář Pola s.r.o., IČO: 21313059, se sídlem Teslova 1129/2b, 702 00 Ostrava, s osobními údaji a informují o zásadách ochrany soukromí.
2. Snažíme se Vás co nejpřesněji informovat o tom:
3. za jakým účelem a na základě jakého právního základu osobní údaje zpracováváme,
4. jaké osobní údaje zpracováváme,
5. jakým způsobem údaje zpracováváme,
6. po jakou dobu osobní údaje zpracováváme,
7. komu mohou být osobní údaje předány,
8. jaká jsou práva osob poskytujících osobní údaje ve vztahu k ochraně osobních údajů,
9. V případě potřeby dalšího vysvětlení se osoby poskytující osobní údaje mohou obrátit na kontaktní e-mail insolvence@akpola.cz.
10. Tyto Zásady se vztahují na:
11. zpracování osobních údajů v souvislosti s užíváním námi provozovaných webových stránek (https://spolubezdluhu.cz/, https://www.akpola.cz/)
12. zpracování osobních údajů, které provádíme během komunikace s osobami poskytujícími osobní údaje prostřednictvím e-mailu, telefonu a dalších prostředků dálkové komunikace,
13. zpracování osobních údajů, které provádíme během trvání smluvního vztahu s naší advokátní kanceláří,
14. zpracování osobních údajů při plnění našich právních povinností,
15. zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů naší advokátní kanceláře.

II. Účel zpracování údajů a právní základ zpracování

1. Rozsah osobních údajů, které zpracováváme, se liší na základě účelu zpracování. Osobní údaje zpracováváme za těmito účely:
2. poskytování služeb a plnění smlouvy (dále jen „Účel A“)
3. osobní údaje zpracováváme za tím účelem, abychom mohli poskytovat právní služby
4. vždy požadujeme jen sdělení údajů, které jsou nezbytné, abychom mohli poskytnout naše služby v perfektní kvalitě.
5. Právním základem v tomto případě je zpracování údajů pro účely plnění smlouvy.
6. plnění právních povinností (dále jen „Účel B“)
7. osobní údaje zpracováváme zejména v souvislosti s povinností účetní a daňové legislativy, předpisů upravujících archivnictví a vedení evidencí, případně v souvislosti s dalšími právními předpisy.
8. Osobní údaje také zpracováváme za účelem řádného vedení advokátních spisu a plnění povinností dle předpisů o advokacii, včetně elektronické komunikace, seznamu kontaktních údajů a poskytovaných služeb.
9. Poskytování právních novinek, tipů a marketingových nabídek (dále jen „Účel C“)
10. osobní údaje zpracováváme za účelem zasílání právních novinek, tipů a marketingových informací o námi poskytovaných službách na základě předem uděleného souhlasu.
11. kontaktování podle Účelu C provádíme jen po udělení souhlasu osobou poskytující osobní údaje prostřednictvím e-mailu, telefonicky nebo s využitím dalších prostředků dálkové komunikace.
12. udělením souhlasu berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné, že souhlas lze kdykoli odvolat, a to písemně na adresu sídla advokátní kanceláře nebo e-mailem na insolvence@akpola.cz.
13. neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy.
14. Ochrana oprávněného zájmu advokátní kanceláře (dále jen „Účel D“)
15. Na základě oprávněného zájmu a zachování provozu a fungování naší advokátní kanceláře, zpracováváme osobní údaje i pro účely případného řešení sporů či vymáhání našich právních nároků.
16. Dále osobní údaje zpracováváme i pro identifikaci osob údaje poskytujících ve smyslu zákona o advokacii, zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti apod.
17. Prezentace reference na naše služby (dále jen „Účel E“)
18. osobní údaje zpracováváme za účelem prezentace reference na naše služby na základě předem uděleného souhlasu.
19. udělením souhlasu berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné, že souhlas lze kdykoli odvolat, a to písemně na adresu sídla advokátní kanceláře nebo e-mailem na insolvence@akpola.cz.
20. neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy.

III. Rozsah zpracování osobních údajů

1. Pro poskytování služeb naší advokátní kanceláří za Účelem A, Účelem B a Účelem D můžeme požadovat a zpracovávat osobní údaje týkající se osob údaje poskytujících, osob jim blízkých, právnických osobách jimi vlastněných nebo řízených či osobách, se kterými právně jednáte nebo s nimi řešíte spor. Jedná se zejména o tyto údaje:
2. jméno a příjmení,
3. adresa,
4. datum narození a rodné číslo,
5. telefonní číslo,
6. e-mailová adresa,
7. číslo bankovního účtu a jiné transakční údaje,
8. název obchodní firmy,
9. identifikační nebo daňové identifikační číslo,
10. další údaje, které souvisejí s konkrétními službami, které poskytujeme (např. údaje o osobách blízkých, údaje o obchodních partnerech, zaměstnancích nebo osobách, se kterými je vedeno jednání nebo řešen spor, spisové značky, informace o případu, které jsou vyplněny na webovém formuláři, informace a dokumenty, které obdržíme formou e-mailové zprávy či jiného prostředku dálkové komunikace, informace a dokumenty, které obdržíme v listinné podobě, scany dokumentů apod.).
11. Pro poskytování aktuálních informací, právních novinek, tipů a marketinkových nabídek (Účel C) můžeme požadovat a zpracovávat zejména tyto osobní údaje:
12. jméno a příjmení,
13. adresa,
14. telefonní číslo,
15. e-mailová adresa.
16. Pro prezentaci reference na naše služby (Účel E) můžeme požadovat a zpracovávat zejména tyto osobní údaje:
17. jméno,
18. příjmení v rozsahu prvního písmene
19. adresa v rozsahu města,
20. text reference.
21. Osobní zájmy a preference (pro vytvoření personalizovaného obsahu, abychom poskytovali co nejvíce relevantní informace).
22. v případě vyplnění a odeslání webového formuláře žádosti zpracováváme za účelem splnění evidenčních povinností o udělení souhlasu s těmito Zásadami také datum a čas odeslání webového formuláře a IP adresu zařízení, ze kterého byl formulář odeslán.

IV. Způsob zpracování osobních údajů

1. Ke zpracování osobních údajů vždy přistupujeme s maximální obezřetností a dbáme na jejich neustálou ochranu. Osobní údaje zpracováváme pouze k výše uvedeným účelům. Osobní údaje zpracováváme v listinné i elektronické podobě, a to jak manuálně, tak automatizovaným způsobem.

V. Doba po kterou osobní údaje zpracováváme

1. Osobní údaje se zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou a při dodržení všech zákonných povinností a s ohledem na zajištění kvality našich služeb.
2. Osobní údaje získané v souvislosti s Účelem A zpracováváme po dobu trvání smlouvy, plnění povinností z ní plynoucích poté po dobu maximálně pěti let a dále dle povinností stanovených právními předpisy (zejména z důvodů povinností daňových, archivačních, evidenčních a zákona o advokacii). Pokud společně neuzavřeme smlouvu a nedojde k poskytnutí služby na základě poptávky osob poskytujících osobní údaje, zpracováváme osobní údaje po dobu 3 let a dále dle povinností stanovených právními předpisy (zejména z důvodů povinností daňových, archivačních, evidenčních a zákona o advokacii).
3. Osobní údaje získané v souvislosti s Účelem B zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
4. Osobní údaje získané na základě poskytnutého souhlasu v souvislosti s účelem C a E zpracováváme a využíváme ke stanovenému účelu do odvolání souhlasu. Tento souhlas lze odvolat kdykoli a zažádat o vymazání údajů či jejich aktualizaci.
5. Osobní údaje získané v souvislosti s Účelem D zpracováváme maximálně po dobu 5 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li právní předpisy jinak, nebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší.

VI. Přístup k osobním údajům a jejich příjemci

1. Osobní údaje zpřístupňujeme pouze zaměstnancům, a dále osobám, které s námi spolupracují, a jiným zpracovatelům jen na základě smluv, které splňují podmínky ochrany osobních údajů tak, aby osobní údaje byly v bezpečí, vždy však pouze v nezbytné míře pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního důvodu.
2. Mezi případné další subjekty, kterým mohou být poskytnuty osobní údaje na základě smlouvy, patří zejména poskytovatelé serverových, cloudových, CRM a dalších IT řešení, poskytovatelé advokátních systémů a poskytovatelé účetních a daňových služeb, poskytovatelé marketingových a komunikačních řešení a v případě Účelu C a E také provozovatelé sociálních sítí.

VII. Zpracování osobních údajů třetích osob

1. V některých případech můžeme zpracovávat i osobní údaje třetích osob, a to v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
2. Jedná se zejména o osobní údaje osob blízkých poskytovatelům osobních údajů, jejich zaměstnanců, údaje o jejich obchodních partnerech nebo osobách, se kterými jsou vedena jednání nebo řešeny spory. Osobní údaje třetích osob zpracováváme dle účelu konkrétního zpracování a dle podmínek, kterými se řídí i zpracování osobních údajů podle těchto Zásad.

VIII. Práva poskytovatelů osobních údajů

1. Ve vztahu k prováděnému zpracování osobních údajů mají poskytovatelé osobních údajů jako subjekt údajů následující práva:
2. právo na přístup k osobním údajům
3. Toto právo znamená, že lze kdykoli požadovat informace o tom, zda zpracováváme osobní údaje týkající se poskytovatele či nikoliv. V případě, že takové údaje zpracováváme, lze žádat informace za jakými účely, v jakém rozsahu a jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány a lze žádat kopii těchto údajů.
4. právo na opravu údajů, které se změnily, a doplnění neúplných osobních údajů
5. Poskytovatel má právo kdykoliv požádat o opravu nebo doplnění osobních údajů. Takový požadavek provedeme bez zbytečného odkladu, ovšem s ohledem na naše aktuální technické možnosti.
6. právo na výmaz
7. Poskytovatel osobních údajů může kdykoli požádat o omezení zpracování poskytnutých osobních údajů. V takovém případě osobní údaje znepřístupníme, dočasně odstraníme či uchováme nebo provedeme jiné úkony zpracování, které zajistí řádný výkon tohoto uplatněného práva.
8. Poskytnuté osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
9. osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které je zpracováváme,
10. poskytovatel využije svého práva vznést námitku proti zpracovávání (viz níže „právo vznést námitku“) a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
11. ukáže se, že prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

1. Toto právo se nicméně neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
2. splnění naší právní povinnosti,
3. účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo

iii. určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

5. právo na omezení zpracování
6. Toto právo umožňuje v některých případech požadovat, aby došlo k označení osobních údajů a tyto údaje nebyly po omezenou dobu (oproti právu na výmaz) předmětem žádných dalších operací zpracování.
7. právo na přenositelnost údajů
8. Toto právo znamená, že lze žádat, abychom osobní údaje, které se týkají poskytovatele a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, byly předány třetímu subjektu. Pokud by výkonem tohoto práva byla nepříznivě dotčena práva jiných osob, je možné, že takové žádosti nebude možno vyhovět.
9. právo vznést námitku
10. Toto právo znamená, že lze vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu nebo pro účely marketingových aktivit. Jestliže je námitka proti zpracování pro účely marketingových aktivit vznesena, přestaneme osobní údaje zpracovávat. Jestliže je vznesena námitka proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu, takovou námitku nejprve vyhodnotíme a budeme namítajícího informovat o jejím vyřízení. Pokud bude námitce vyhověno, přestaneme osobní údaje zpracovávat.
11. právo podat stížnosti na zpracování osobních údajů
12. V případě nespokojenosti s vyřízením žádosti a uplatnění výkonu práva, lze podat stížnost k dohledovému orgánu – Úřadu na ochranu osobních údajů, web: www.uoou.cz, tel.: 234 665 111 (ústředna).
13. právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů v rozsahu, v jakém byly poskytnuty
14. Odvolat souhlas lze kdykoli bez udání důvodu, a to buď písemně na adrese sídla nebo prostřednictvím e-mailové adresy insolvence@akpola.cz.
15. Upozorňujeme, že vzhledem k charakteru námi poskytovaných služeb a naší činnosti (výkon advokacie dle zákona č. 85/1996 Sb. o advokacii v platném znění), může být v některých případech uplatnění některého z výše uvedených práv výrazně omezeno právními předpisy.

X. Závěr

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1. 1. 2025 a mohou být průběžně aktualizovány. Aktuální verzi vždy najdete na https://spolubezdluhu.cz.

Těšíme se na Vás

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů dle zásad zpracování osobních údajů.